Les entretiens individuels permettent de collecter une masse importante d’informations qualitatives qui sont ensuite rapprochées (évaluation des diversités) mais qui ne sont pas « contestées ».
Si les réunions de groupe permettent également la collecte d’une masse importante d’informations qualitatives, elles rendent possible de surcroît :
Une forte interaction entre les participants
La production de nouvelles idées et leur multiplication
Les associations d’idées
L’apport d’éléments nouveaux par croisement d’idées
La discussion et la contestation interactive de tout propos
La synthèse ou le consensus et la mise en valeur d’attentes opposées (révélatrices de gammes)
L’identification des comportements professionnels face aux produits/services
Nous organisons généralement des réunions d’une durée de 3 heures sans interruption.
Une méthodologie en 6 phases
Phase 1 : préparation de la réunion de groupe
Vous écouter pour :
• Faire le bilan de la première phase d’écoute et de ses enseignements, recueillir votre besoin complémentaire, comprendre quelles seraient vos attentes de résultats, ce que l’on pourrait tester et dans quelles conditions le faire.
Vous préciser, après écoute et compréhension :
• L’intérêt de la réunion de groupe et de la dynamique de groupe.
• Les aspects logistiques (réunion de groupe) et la coordination avec nos services (points d’avancement).
Vous proposer, pour examen et validations successives, la rédaction d’une trame d’animation qui est la juxtaposition de plusieurs ateliers pouvant avoir chacun un mode d’animation différent.
Nous opérons en plusieurs séquences pour construire cette trame d’animation qui prend en compte :
Les grandes thématiques de questionnement ainsi que les temps de questionnement et d’animation.
La cohérence de l’ensemble (thématiques et temps) eu égard aux résultats attendus de l’étude et éventuellement aux catégories d’acteurs représentées (si plusieurs catégories d’acteurs).
Une thématique, c’est un animateur par atelier, l’autre animateur (secrétaire) assurant la prise de notes indispensable.
Plusieurs réunions sont nécessaires pour une validation conjointe : chaque trame d’atelier fait l’objet d’échanges et de discussion (avec ou sans réunion suivant le besoin).
Phase 2 : le choix des cibles et le recrutement
Pour une réunion de groupe, et sous réserve d’un préavis suffisant, il y a toujours un nombre conséquent de refus liés à la difficulté de trouver 8 ou 12 interlocuteurs libres aux mêmes dates et heures.
Le choix des partenaires à interroger étant intimement lié aux résultats attendus de l’étude, la sélection est très « nominative » : les réseaux commerciaux sont souvent les mieux placés pour constituer ces listes de clients.
Récompenser vos clients :
Un courrier de remerciements doit être adressé à chaque client dans les jours suivant la réunion, en particulier si vous souhaitez revoir certains clients avec l’exploitation des résultats de la réunion.
Phase 3 : la logistique de l’organisation
Les réunions de groupe sont d’une durée de trois heures sans interruption. Le programme est réellement minuté : une parfaite ponctualité est donc requise au démarrage, les animations démarrant à l’heure prévue.
Les participants sont convoqués 15 minutes avant l’heure de démarrage des réunions de groupe.
Il n’y a pas de pause prévue durant les réunions de groupe mais un mini buffet de boissons (eau, sodas) à titre de rafraîchissements peut être installé dans la salle.
La réunion de groupe peut être filmée pour restitution ultérieure ou pour assurer une projection distante.
Logistique : nous sommes sur site au moins une heure avant le démarrage des opérations pour préparer les aspects logistiques.
Phase 4 : l’animation de la réunion de groupe
Elle se déroule sans interruption. L’animation des groupes est réalisée par deux personnes : un animateur principal et un secrétaire de séance qui assure également la logistique de fonctionnement. L’entreprise introduit le plus souvent l’objet de la réunion.
Nous assurons la fonction de facilitation :
C'est l’ensemble des techniques de travail et d’animation qui permettent de collecter le maximum d’informations sur un sujet donné.
Et la fonction de régulation :
C'est tout ce qui concerne les activités permettant de maintenir l'efficacité du groupe. Elle vise notamment à favoriser un climat psychologique propice à la réalisation de l’objectif.
Phase 5 : le traitement des informations
Les informations recueillies font l’objet d’une synthèse et d’une analyse par thématique ; les thématiques sont celles de la trame d’animation.
La synthèse reprend toutes les réponses des clients pour refléter la totalité des travaux.
Chaque thématique fait l’objet d’une conclusion sous forme de grands enseignements et est illustrée par des verbatim signifiants.
Phase 6 : la présentation des résultats
Les résultats feront l’objet d’une présentation orale lors d’une réunion dans vos locaux.
Cette présentation regroupe l’ensemble des enseignements en reprenant toutes les conclusions qui figurent dans le document de synthèse et d’analyse.
Chaque thématique est généralement suivie d’une petite analyse indiquant les pistes majeures d’amélioration.
Le document se termine par une conclusion et des recommandations vous donnant des pistes de réflexion et vous permettant de définir vos priorités d’action.